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10 passos para o Backoffice estratégico
Imagem:Unplash
Trabalhando com digitalização e produtos o desejo mais recorrente que escuto é: "-Quero que a minha área seja mais estratégica.", em especial, em áreas de back office. Considero back office as áreas que dão suporte para que o core business possa existir, por exemplo: RH, Jurídico, Compras, Tecnologia, etc.
Nos últimos anos, geralmente esse desejo vem acompanhando de uma proposta de solução. Nesta proposta as expressões como mindset ágil, cultura data driven, digitalização entre outras são utilizadas de maneira superficial, por vezes leviana e com uma iminência de urgência, que na realidade, não existe.
Quando escuto essas solicitações a minha primeira reação é perguntar: Quais serviços a sua área presta? Quantas horas e reais você utiliza em cada um desses serviços? Qual batalha da companhia a sua área está potencializando com o portfólio de serviços que você presta? Geralmente as respostas são dispersas ou superficiais.
Pensando nesse cenário - claro que cada área possui sua particularidade - eu acredito nos seguintes 10 steps:
Mapeamento dos serviços prestados pela área.
Mensuração de horas necessárias para cada serviço.
Entendimento do propósito de existência do departamento em relação a empresa e classificação do tipo de serviço em uma pirâmide de maslow.
Desdobramento estratégico por trimestre com indicadores valor.
Aposentadoria de serviços/Produtos. Tendo em vista estratégia da empresa e capacity do time para personalização.
Org Design para otimizar as pessoas para se organizarem ao redor do valor.
Framework de trabalho considerando a especificidade da área.
Mapeamento de arquitetura de sistemas e entrada de dados.
Projeto de Gestão de Mudança com capacitação, liderança, comunicação e instrumentos formais.
Oxigenação de pessoas com skills e formações distintas.
Na minha experiência esse passos são eficientes e criam um processo claro de otimização. Durante a jornada muitos problemas e impedimentos irão aparecer. Sendo assim, acredito que os seguintes valores são mandatórios para quem deseja sucesso:
Cultura de PDCA.
Segurança Psicológica apoiando uma cultura do erro.
Pensamento orientando a resolução de problemas do dia a dia, ou seja, menos mindset e mais ação.
Isso é apenas uma visão de lista de uma transformação. No futuro pretendo entrar em detalhe em cada step do processo.
Este artigo foi escrito por Lucas Fimiani e publicado originalmente em Prensa.li.