Como as APIs podem trazer eficiência de automação para o setor público

Automação tem sido um termo popular entre os líderes de negócios há décadas, mas colocá-la em ação ao longo de toda a operação de negócios só ganhou mais força recentemente. Na verdade, uma pesquisa global em 2020 realizada pela McKinsey & Co. descobriu que 66% dos líderes de negócios pertencentes a uma ampla faixa de setores e verticais relataram soluções-piloto para automatizar pelo menos um processo de negócios. Este número saltou quase 10 pontos percentuais em relação à pesquisa anterior, dois anos antes.  

Existem vários fatores que contribuem para o foco intensificado na automação. Alguns líderes organizacionais veem isso como um imperativo estratégico, alinhando-o com sua estratégia geral de negócios, enquanto para outros trata-se de uma forma de melhorar sua base de custos no decorrer do tempo, acompanhar o ritmo dos concorrentes ou abordar questões de eficiência operacional.  

A outra corrente que adiciona combustível a esta tendência é a automação, que tem se tornado mais acessível graças às interfaces de programação de aplicativos (APIs) e plataformas como MuleSoft, permitindo a conectividade entre sistemas.  

Qualquer que seja o motivo da automação de processos de negócios, uma coisa é certa: os líderes de negócios e de TI veem isso como o núcleo da transformação digital. De acordo com um relatório recente da MuleSoft, 30% dos líderes de TI concordam que a automação é uma iniciativa de negócios importante ligada à transformação digital. Com isso em mente, como você consegue uma automação de processos de negócios bem-sucedida? 

APIs como força motriz para a automação de sucesso 

Embora as organizações de pequeno e grande porte tenham adotado estratégias de automação de processos de negócios como parte de sua transformação digital durante a maior parte da década, foi de fato apenas nos últimos anos, conforme os esforços amadureceram, que chegamos a definir como se destacam as iniciativas de sucesso. 

Existem duas forças motrizes que comprovadamente conduzem ao sucesso da automação a longo prazo: gerenciamento de processos de negócios e estratégia de API . Antes de embarcar na jornada da automação, submeter-se às práticas de gerenciamento de processos de negócios pode fazer com que as organizações evitem aplicar a automação à processos manuais desnecessários ou com falhas.

É a prática de desenterrar todos os processos atuais, documentando-os e identificando redundâncias ou oportunidades para assim eliminar completamente determinadas etapas. 

Outro problema principal que tradicionalmente bloqueia os esforços de automação bem-sucedidos é a integração de sistemas por meio de conexões ponto a ponto. Com o tempo, isso leva a uma cacofonia emaranhada de pontos de conexão que geralmente resulta em silos de dados. 

Com a automação, é fundamental criar visibilidade com acesso em tempo real aos dados. É aqui que entram as APIs. Segundo o Relatório do Estado da API de Postman, entre aqueles que trabalham em iniciativas de transformação digital, 84,5% concordaram que as APIs estão desempenhando um papel significativo nessas iniciativas. 

Particularmente em cenários em que não é possível derrubar sistemas legados, as APIs permitem a preservação desses sistemas, ao mesmo tempo em que possibilitam que novos aplicativos e soluções sejam integrados para criar uma estrutura mais moderna. Isso foi especialmente transformador para organizações e agências que operam no setor público. 

Transformando o setor público com APIs 

A Comissão Industrial do Arizona (ICA), uma agência que gerencia os regulamentos de compensação do trabalhador para o estado, procurou a MST Solutions com a necessidade de fazer a transição de seu antigo sistema legado para uma solução em nuvem que lhes permitiria trabalhar com clientes e constituintes de forma mais eficiente. 

Na época, eles estavam no meio de suas iniciativas de processo enxuto e identificaram onde poderiam aperfeiçoar processos e sistemas. Isso estabeleceu a base para a construção de uma solução apoiada em nuvem mais escalonável e ágil que forneceu visibilidade à agência inteira e entregou uma experiência aprimorada para clientes e constituintes.  

O desafio 

À medida que a agência crescia, os sistemas legados utilizados se tornavam mais sobrecarregados. Eles não conseguiam fazer atualizações ou alterações de forma rápida e fácil, nem mesmo corrigir problemas no sistema. Não havia integrações com outros sistemas da agência, o que significava que o processamento de pedidos era um processo muito manual - normalmente envolvendo pelo menos sete etapas manuais para processar um documento. Grande parte do processo era baseado em papel, com a comunicação de ida e volta através de documentos impressos enviados pelo correio.  

Automatizar o processo não apenas aceleraria o tempo de resposta, mas também eliminaria a necessidade de cópias em papel, reduziria os erros e liberaria a equipe de tarefas rotineiras que tendem a inibir a inovação. O desafio era operar dentro de regras de negócios complexas e uma série de entradas legadas.  

A solução 

Para modernizar os sistemas do ICA e manter a integridade das entradas legadas, recorremos à plataforma Anypoint da MuleSoft. Isso foi usado para integrar vários sistemas usando APIs, o que os livrou da entrada manual de dados e do manuseio de papel. 

O Salesforce Service Cloud foi integrado para automatizar o recebimento de sinistros, fluxos de trabalho, tarefas e notificações de saída para as partes interessadas, como seguradoras, empregadores, advogados e requerentes. As APIs da MuleSoft também nos permitiram integrar uma solução de impressão com Service Cloud para automatizar a impressão e o envelope de documentos.  

As APIs capacitaram o ICA para automatizar um fluxo de trabalho anteriormente manual, enquanto aprimorava a experiência das partes interessadas. Eles também foram capazes de aumentar a eficiência e reduzir os erros, especialmente com a capacidade de fazer a correlação de sinistros com rapidez e precisão. 

Dessa forma, o ICA reduziu o número de etapas manuais para documentos recebidos de sete toques humanos para zero para todos os documentos recebidos eletronicamente, permitindo que eles processassem os pedidos de indenização do trabalhador com mais rapidez, o que melhorou a satisfação do cliente.  

À medida que a automação se torna uma parte importante da estratégia geral de negócios, as organizações precisarão recorrer a APIs para criar sistemas conectados para evitar silos de dados. As APIs provarão ser essenciais para impulsionar a automação de negócios e ajudar as organizações a prosperar.  

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*Conteúdo traduzido, clique aqui para ver post original .

Este artigo foi escrito por Srikanth Balusani e publicado originalmente em Prensa.li.