Como definir metas e alcançá-las com sucesso?

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Sabe aquele projeto que sua equipe precisa entregar? Aqueles novos hábitos que você quer promover ou aqueles cronogramas que precisa definir?

No mundo das ideias, algumas coisas podem até parecer fáceis de fazer, mas como torná-las em atitudes reais e eficazes?

Esteja você em um ambiente de trabalho com projetos e entregas ou mesmo tentando cuidar de sua saúde, fazer uma dieta, escrever um livro e até começar sua própria startup, há metodologias e técnicas profissionais que podem te ajudar na criação de metas e gestão de processos para atingir seus objetivos.

Tendo em vista qual é a ação ou resultado que um projeto deve alcançar, a meta principal e as pequenas metas que irão compor isso no meio do caminho devem ser bem definidas e esclarecidas para todos os envolvidos.

As metas precisam ser identificadas, refinadas, priorizadas e acompanhadas de forma inteligente. Para apoiar nisso, existe justamente o método chamado “inteligente” - no original inglês, SMART.  

SMART é o acrônimo para Specific, Measurable, Achievable, Relevant e Time-bound. Em português, significa que as metas devem ser, no mínimo: Específicas, Mensuráveis, Alcançáveis, Relevantes e Baseadas em Tempo.

Essa sigla já passou por algumas adaptações e alternativas, mas de forma prática, engloba os principais fatores, padrões e processos que garantem a criação, o acompanhamento de forma correta e otimizada de objetivos de processos.  

Específico

Não basta almejar um objetivo de forma sonhadora, genérica e até confusa para as pessoas envolvidas. É necessário identificar e esclarecer com exatidão qual o alvo que deve ser mirado em cada meta e quais tarefas menores precisam ser realizadas para se ter sucesso.

Os envolvidos devem conhecer as justificativas da meta e saber em quais atitudes e objetivos realmente dar atenção.  

O intuito é ter um descritivo fácil e claro para qualquer indivíduo saber qual é a ação singular que aquela meta espera e qual é o seu propósito desejado. 

Mensurável

A partir do momento que se declara exatamente o que precisa ser alcançado em cada meta, e o que fazer para chegar nesse resultado, é preciso saber como medir se essa meta foi, de fato, atingida ou não.

Deve ser possível contar e calcular quanto falta para atingir cada meta e quando elas serão consideradas cumpridas. 

A meta é aumentar a satisfação dos clientes, por exemplo, como saber se ela foi atingida ou não? Quais métricas, indicadores e gráficos devem ser analisados para isso?  

É preciso identificar uma unidade medida, algum parâmetro que seja verificado e confirme se faz sentido considerar a meta concluída. Proporção de avaliações positivas nas redes sociais, número de novas compras de um cliente que já estava cadastrado, pesquisa de satisfação, NPS, retenção de clientes ativos na plataforma, etc.

Atingível  

De nada adianta traçar todo um plano de ação para algo que é, atualmente, inviável.

Os especialistas e as partes interessadas pelo projeto devem ser consultados para confirmar a operabilidade da meta. As metas definidas precisam ser realistas. Elas devem ser financeiramente, tecnicamente possíveis e comprovadas de serem atingidas pelas pessoas responsáveis.

Relevante

Quando um sonho passa a se tornar uma meta declarada, deve ser comprovado que ela tem alguma importância para os envolvidos ou para o mercado.

O valor e a prioridade de cada resultado desejado devem ser explícitos e relevantes para compensar os esforços dos planos e atitudes realizadas pela organização.

No ritmo frenético do mundo de hoje, não podemos gastar tempo, dinheiro ou outros recursos com coisas que não fazem diferença ou que não agregam valor para ninguém.  

Baseada em Tempo

Confirmando que a meta existe, que ela, de fato, pode e precisa ser atingida e quais serão as medidas e formatos para avaliar se foi finalizada ou não, é crucial definir os prazos para tudo isso.  

Não se trata mais de um sonho para se realizar algum dia na linha do tempo da empresa, mas sim de uma meta que precisa ter uma data de começo e de fim que deve ser alcançado com os recursos possuídos.

Se for uma meta de aumentar o número de clientes, é necessário definir qual o prazo máximo em que isso precisa ser feito e medido e de quanto em quanto tempo isso será medido pelas pessoas responsáveis. Caso não seja dessa forma, o processo vira algo incontrolável e eterno, perdendo completamente o valor e a utilidade.

Tendo as metas definidas, bem organizadas, validadas e expostas para todos que necessitam delas diariamente, chega-se o momento de executá-las e conferir se tudo está correndo bem. Há muitos métodos profissionais que se apoiam nesse processo e em ferramentas visuais para registrar e compartilhar os conhecimentos relevantes.

O ciclo PDCA (Plan, Do, Check e Act), vinculado às metodologias e recursos ágeis como o Kanban e o Scrum, nos permite elaborar, registrar e visualizar adequadamente os objetivos na etapa de Planejamento. Mais do que isso, podemos saber exatamente o que fazer, quando fazer, e como validar durante o percurso se tudo está funcionando ou não, dando a chance de corrigir as ações necessárias antes que seja tarde demais.

Na etapa de Fazer, as atitudes planejadas precisam ser devidamente realizadas e documentadas por cada um. São necessários canais de status, checklists e outros meios para identificar o que foi feito ao final de cada período de trabalho sobre a meta do projeto.  

Para a etapa de Verificar (checar), deve ser feita de forma ágil e proativa, diariamente, semanalmente ou quinzenalmente a análise de tudo o que foi feito até o momento e se esses itens estão, de fato, dentro do plano traçado. Com isso, nos é permitido ponderar se haverá o alcance do resultado desejado logo durante o desenrolar da situação atual.

Após cada verificação feita, o ato de agir com medidas corretivas deve ser feito em relação ao que for necessário, o quanto antes. Nem sempre tudo sai como o planejado. Para impedir a interrupção dos negócios ou mesmo fatalidades nos processos da organização, se for notado que o resultado não seria alcançado mantendo o ritmo atual, as mudanças devem ser traçadas e realizadas.  

Fazendo o planejamento de novos etapas urgentes e retornando à execução do ciclo com os planos de ação corrigidos, realizando, validando e ajustando continuamente tudo o que for necessário para a organização, é possível impedir que se chegue ao último dia da meta – e só nesse dia – se verifique que objetivo ainda não foi cumprido ou que apresenta diversas falhas.

Nem tudo será tão fácil, mas organizando de uma forma produtiva a cada dia e validando os status com os envolvidos de forma ágil e proativa, é possível atingir muitos bons objetivos, adaptando a mira e o percurso sempre que preciso.

Este artigo foi escrito por Gabriel Tessarini e publicado originalmente em Prensa.li.