Como garantir a segurança de documentos em tempos de trabalho remoto

A cultura do trabalho remoto não era algo comum entre as empresas, mas desde o início da pandemia e o consequente isolamento social, a maioria das empresas se viu obrigada a uma mudança de cenário, e o ambiente de trabalho passou do escritório para as casas dos colaboradores. Instituições como Google, XP Investimentos, Twitter aderiram ao modelo. 

Segundo o estudo "Tendências de Marketing e Tecnologia 2020: Humanidade redefinida e os novos negócios", estima-se um crescimento de 30% da adoção do home-office após a pandemia. Diferentes setores perceberam no fim das contas que o modelo é eficiente, menos custoso e começaram até a repensar seus processos, migrando definitivamente para o home-office. 

Isso não significa que as organizações não enfrentaram dificuldades iniciais. Como a mudança foi repentina, muitas delas não possuíam preparo para tal operação. De acordo com Pesquisa de Gestão de Pessoas na Crise de COVID-19, que foi conduzida pela Fundação Instituto de Administração (FIA) 67% das organizações enfrentaram dificuldades ao aderirem a esse tipo de sistema. 

Uma questão de segurança 

Vale destacar que o trabalho remoto acarretou em uma série de desafios para a segurança da informação, já que o ambiente fora do escritório muitas vezes não apresenta as mesmas proteções. Entretanto, algumas ferramentas e serviços no mercado podem auxiliar nessa questão. 

A Axway, empresa de soluções em tecnologia e desenvolvimento de APIs, liberou o uso gratuito do Syncplicity for Remote Work, solução de compartilhamento de arquivos e colaboração de conteúdo.  

A solução da Axway pode ser implantada rapidamente e permite fácil acesso a arquivos e dados corporativos, levando a maior segurança, governança e auditoria dos dados. 

Dessa maneira, o usuário tem acesso ao Enterprise Edition (EE) da Syncplicity, o que inclui armazenamento em nuvem. O resultado são colaboradores de equipes globais acessando e compartilhando pastas e arquivos de suas casas. 

Arquivos e documentos que antes estavam em diferentes estações de trabalho, computadores, dispositivos móveis e servidores, são armazenados em um repositório central, onde estão sujeitos a procedimentos de segurança e controle de acesso. 

Case Siemens  

Um exemplo de grande empresa que conseguiu colher os benefícios oferecidos pelo Syncplicity é a Siemens AG. Ela conseguiu aproveitar o potencial da nuvem e consolidar sua infraestrutura existente.  

O projeto recebeu o nome de SmartStorage e usa a plataforma Syncplicity afim de proporcionar conteúdo digital de forma fácil, rápida e segura, sem mencionar o compartilhamento e sincronização de arquivos empresariais (EFSS). 

Por meio do Syncplicity, a Siemens reduziu custos de administração de TI em 92% aumentou a produtividade de usuário e melhorou a colaboração de conteúdo. 

LGPD e Syncplicity Rights Management  

Não apenas a chegada da pandemia, mas a implantação da LGPD em 2020 fez com que diversas empresas tivessem um novo olhar em relação a privacidade e proteção de dados. Logo estar em conformidade com a LGPD é fundamental para qualquer organização. 

Surge a partir daí a necessidade de estabelecer uma governança quanto a privacidade e à proteção dos dados pessoais de seus colaboradores, clientes e fornecedores. 

O compartilhamento de documentos é algo comum em qualquer organização, porém estes podem conter “dados pessoais”. O risco se encontra no fato de usuários sem políticas e soluções corporativas acabarem por adotar o e-mail ou soluções não gerenciadas para compartilhar arquivos com parceiros externos. 

Um dos recursos do Syncplicity, da Axway, vai ao encontro justamente dessa necessidade. o  Syncplicity Rights Management, como é conhecido, permite gerenciamento de direitos de informação (IRM ou Information Rights Management), ou seja, protege documentos com informações confidenciais contra cópia, visualização, impressão, encaminhamento, exclusão e edição não autorizada. 

A proteção vale, por exemplo, para documentos do Office (especificamente, Word, Excel e PowerPoint) e documentos PDF. 

Um ponto de destaque é que tal proteção independe da localização dos documentos, se estes foram enviados por e-mail ou copiados. Logo, tal proteção permanece após o download do arquivo ou seu envio. 

As definições de permissão são todas estabelecidas pelo protetor de arquivo, portanto, o documento protegido por IRM pode restringir algumas ações como edição ou download, permitindo somente a visualização.

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Este artigo foi escrito por Luana Brigo e publicado originalmente em Prensa.li.