O que é um Escritório Virtual e quais seus benefícios

Escritório Virtual é um serviço que uma empresa contrata para ter um endereço comercial e contar com apoio profissional em suas atividades.

Esse modelo não é digital, mas sim físico e proporciona flexibilidade para empresas de pequeno ou médio porte, startups, empreendedores e profissionais liberais.

Dessa forma, seus clientes são recebidos, as ligações são atendidas e direcionadas. Já a correspondência é recebida, entre outras atividades importantes.

Contar com essa assistência, inserida em um ambiente profissional, é oferecer uma estrutura necessária para um negócio ser bem-sucedido no atendimento.

Outra vantagem é reduzir custos com folha de pagamento e com contas que fazem parte do modelo tradicional de aluguel de móveis comerciais.

Se você chegou a este artigo deve estar interessado em mudar como seu negócio funciona e está procurando as vantagens de um escritório virtual. Continue sua leitura e descubra quais são as mais importantes:

Conheça os benefícios do escritório virtual

Antes de nos aprofundarmos é importante explicar a diferença entre coworking e escritório virtual. Assim, você terá mais facilidade para entender as vantagens desse modelo.

Quando uma empresa precisa de um endereço comercial e serviços pontuais, o mais adequado é optar pelo escritório virtual.

Essa estrutura não é obrigatoriamente usada presencialmente, exceto quando há necessidade de alguma reunião.

Agora que os conceitos foram definidos, vamos seguir para as vantagens!

1 — Incentiva uma boa imagem

Com um endereço comercial fixo o negócio ganha credibilidade, ainda mais quando o escritório virtual tem uma ótima localização.

Outra vantagem é conhecer novos mercados e conquistar mais clientes, aumentando a influência do seu empreendimento.

Você também tem a opção de atuar em um estado e ter um escritório virtual em outro, onde pode ampliar o alcance dos seus produtos.

2 — Oferece atendimento personalizado

Contar com um atendimento personalizado contribui para o negócio ser considerado sólido e profissional.

Quando alguém ligar para o telefone e for atendido pela equipe do escritório virtual não saberá que sua empresa fica em outro local.

De fato, as pessoas serão atendidas como se estivessem falando com você ou sua equipe.

3 — Otimiza seu tempo

Chega de perder tempo gerenciando correspondências, selecionando recepcionistas e pessoal da limpeza, organizar a sala de reunião e gerenciar o pagamento de diversas contas.

Administrar uma empresa consome muita energia e optar por um escritório virtual facilita as atividades.

Imagine o tempo que será poupado e poderá ser gasto em planejamento e estratégias!

4 — Cria oportunidades

Por contratar os serviços de escritório virtual repleto de outras empresas, as chances de você conhecer novos clientes é enorme.

Ao contrário dos espaços e modelos tradicionais, o ambiente de um escritório virtual recebe empresas e profissionais de diversos segmentos.

O compartilhamento da área de um escritório compartilhado fomenta a troca de informações e desperta o interesse.

5 — Ajuda a manter o foco

Com o escritório virtual você tira da frente muitas coisas que tiram o foco do negócio.

Toda a preocupação sobre telefonemas, correspondências e atendimento a visitantes fica a cargo da organização que gerencia o local.

Assim, você pode focar em seus clientes e lapidar seus serviços e produtos, tornando-os inovadores.

Proporcionar uma experiência memorável ao consumidor manterá seu empreendimento comercialmente viável.

6 — Reduz custos

O escritório virtual é uma excelente opção para reduzir custos, pois a empresa não precisa comprar ou alugar um imóvel.

Além disso, a necessidade de arcar com contas é eliminada. Diga adeus a cobranças sobre internet, energia elétrica e água.

A folha de pagamento se reduz e conta apenas com os profissionais que trabalham diretamente no negócio.

O reflexo desse modelo é sentido em outros setores, que recebem mais atenção e o negócio contará com um setor comercial mais completo e investimentos no marketing.

7 — Localização e flexibilidade

Mesmo quando a empresa já conta com um local para trabalhar algumas situações podem requerer os serviços de um escritório virtual.

Em um dia cheio de reuniões com clientes que estão em uma mesma região é mais eficiente agenda-las em um mesmo endereço.

Desse modo, você consegue otimizar o seu tempo e conversar com mais empresas.

8 — Oportunidade de networking

Estar em um ambiente com diversas empresas facilita o acesso a clientes em potencial e amplia o alcance do negócio. Durante o almoço ou um momento de descanso, você pode conhecer seus vizinhos de coworking e trocar cartões.

Essa troca de contatos é importante para promover o seu negócio e conhecer potenciais clientes.

Como escolher o escritório virtual

A essa altura você já conhece os benefícios de um escritório virtual, mas sabe como escolher o mais adequado as suas necessidades?

É importante ressaltar a importância de buscar uma empresa experiente e com localização privilegiada.

Visite o espaço para conhecer sua infraestrutura e saber se o seu negócio pode ser atendido adequadamente no local.

Além disso, você deve considerar outros fatores para escolher o escritório virtual:

1 — Analise suas necessidades

O que sua empresa realmente precisa? Examine suas atividades e verifique se o escritório virtual é o melhor modelo.

Considere os equipamentos que você precisa utilizar e confira se o escritório virtual tem toda a infraestrutura para atender o seu negócio.

2 — Verifique a localização

Seus clientes estão próximos de você ou do escritório virtual? Faça um levantamento e confirme se vale a pena que você e seus clientes se desloquem para outro local quando precisarem se reunir.

Também é importante saber a frequência que você pretende ir ao local para buscar suas correspondências.

3 — Planeje suas finanças

Sempre planeje suas finanças! Não importa se usar esse modelo de negócio reduz custos, você deve controlar os gastos.

O fluxo de caixa deve ser feito em qualquer tipo ou tamanho de empresa e exige planejamento extra quando ela tem o escritório virtual como base.

A flexibilidade que seu negócio conquista com esse modelo terá forte influência em seu desenvolvimento.

Liberdade para focar no seu negócio

Sem as amarras de um contrato de aluguel longo e a possibilidade de estar na mesma região ou bairro do cliente, os fechamentos das negociações será muito mais fácil.

Desde o aumento da credibilidade do seu negócio, o trabalho remoto, o não deslocamento, o aumento da produtividade e o maior pool de talentos até o corte de custos, a fácil expansão, sem compromissos de longo prazo e suporte aos negócios, há muitas vantagens dos escritórios virtuais para o seu negócio.

Por isso, quem está começando a empreender ou pretende expandir seus negócios, pode ser interessante investir em um escritório virtual.

Este artigo foi escrito por Thais de Paula e publicado originalmente em Prensa.li.