Propósito como ferramenta de priorização

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A empresa, do ponto de vista econômico, tem como principal motivador a geração de lucro, portanto entender isso é essencial para os próximos passos do exercício. Por vezes, alguns departamentos possuem uma visão distorcida da sua missão dentro da empresa e isso pode causar a criação de serviços que não nos conectam com o propósito final que é gerar resultados financeiros.

Apaziguado a necessidade do lucro de uma empresa, a transformação digital deveria ter como missão apoiar esse objetivo. Com o amadurecimento da disciplina de digitalização, o conceito de agilidade em negócios foi construído. Segundo o Business Agility Institute: "Agilidade nos negócios é um conjunto de capacidades organizacionais, comportamentos e formas de trabalho que proporcionam à sua empresa liberdade e flexibilidade para atingir seu objetivo. Não importa o que o futuro traga."

Para mim, esse conceito tem como raiz a adaptabilidade e essa característica deveria ser vista no portfólio de serviços que a empresa entrega para o cliente final. O conceito de antifragilidade proposto por Taleb pode ajudar na construção dessa visão e, na minha opinião, a Amazon é uma empresa referência em um portfólio antifrágil.

Até o momento as perguntas que me veem à cabeça são:

Como posso entregar mais rápido para o meu cliente? Como posso me adaptar às necessidades do cliente? Como minha empresa pode ser mais competitiva? Como posso escalar rápido as soluções de entregas? Como posso criar um ambiente com sinergia entre parceiros e fornecedores?

Nesse cenário de empresa ágil, o back office é um órgão que tem um papel fundamental, mas se conhece apenas sua função no organismo complexo que é uma empresa. Na minha visão, departamentos que apoiam o core business são áreas habilitadoras da agilidade nos negócios. Alguns exemplos de features que o backoffice precisa evoluir para apoiar a transformação:

TI: Cultura Tech e DevOps para aumentar a digitalização dos departamentos e acelerar a entrega de incrementos de valor para o cliente.

RH: Novas carreiras, Workforce Planning, Ferramentas de avaliação de desempenho, pagamento de bônus

Jurídico: Novos tipos de contratos de relações com parceiros e clientes.

Suprimentos: Acelerar a contratação de parceiros e fornecedores.

Portanto, a estratégia de uma área back office deveria ser composta para atender seu propósito básico e apoiar no amadurecimento do business agility. Esse desafio é gigante, mas acredito que ele deveria seguir 3 grandes passos:

1. Mapeamentos dos KPIs básicos da área, por exemplo no RH: Turnover, Leadtime de contratação, acurácia do work force planning, prontidão de pipeline sucessório, diversidade e inclusão, retenção, etc. Isso é básico, pois qualquer estratégia que não esteja pautada nos principais indicadores de um departamento está fadada a priorizar atividades que não fazem sentido para o propósito da empresa que é gerar lucro.

2. Avaliar as necessidades específicas do core business, por exemplo: Construção de uma nova indústria/serviço, internacionalização, segurança operacional, redução de custos, etc.

3. Divisão dos serviços prestados em uma Pirâmide de Maslow para apoiar na decisão de otimização do portfólio de produtos. Uma característica comum que vejo nesses departamentos é que as horas e o orçamento estão altamente comprometidos com serviços do dia a dia. Na minha visão, 70% é uma boa distribuição para habilitar inovação, adaptabilidade para eventos sazonais do core business e velocidade em responder a mudanças exógenas.

Para saber mais a respeito da minha visão inicial de back office estratégico, confira o artigo: 10 passos para o Backoffice estratégico | Prensa. Nesse texto falo sobre os passos 3, 4 e 5.

Concluindo esse passos, deveríamos ter:

1. KPIs essências da área

2. Definição dos serviços essenciais e mapa de aposentáveis

3. Roadmap trimestral com indicadores, planejamento de melhorias incrementais,  aposentadoria de produtos e criação de novos serviços 

Este artigo foi escrito por Lucas Fimiani e publicado originalmente em Prensa.li.