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Sistema TMS: o que é, como funciona e motivos para usar
O TMS ("Transportation Management Systems", Sistema de Gerenciamento de Transporte) é uma plataforma projetada para agilizar o processo de transporte, uma subparte da cadeia de suprimentos.
Trata-se de monitorar, organizar, administrar e tratar de qualquer assunto relacionado ao transporte dos produtos desde a colocação do pedido até a entrega final.
Crescendo constantemente conforme a tecnologia avança, o sistema TMS é uma das soluções mais úteis para a gestão logística.
Vários gigantes do comércio eletrônico, empresas de logística e empresas de distribuição têm buscado soluções finas para minimizar os gastos gerais e trazer fluência em suas operações comerciais.
Assim, ser capaz de rastrear suas cargas e remessas provou ser uma maneira significativa de planejar os buracos no processo que podem ser modelados com perfeição.
Além disso, o TMS trouxe outras formas muito úteis de rastrear remessas, reduzir custos desnecessários, entender as necessidades dos clientes e também reunir informações em tempo real sobre todo o processo de remessa.
Como funciona o Sistema TMS?
Com as crescentes complexidades de logística e transporte à medida que o negócio cresce, a necessidade de sistemas de gerenciamento de transporte nunca pode ser exagerada.
Tecnicamente, o Sistema TMS permite um melhor sistema transacional e de comunicação que permite aos usuários aproveitar a partir de vastos dados em tempo real e tomar decisões mais fáceis, planejar e criar estratégias para soluções de transporte ideais.
De fato, a plataforma é mais eficaz, pois trabalha em colaboração com softwares de Supply Chain Management e ERP, o que facilita a entrada do pedido do cliente e faz a integração com o WMS (“Warehouse Management System”, Sistema de Gestão de Armazém) e sistema de Gestão de Estoque, criando um loop na rede.
Confira, a seguir, os melhores recursos que podem ser aproveitados em um Sistema TMS:
1. Planejamento e tomada de decisão
Com todos os dados instantâneos e percepções de negócios, a plataforma TMS exibe os relatórios mais relevantes e os apresenta em um único painel a fim de proporcionar uma melhor visibilidade.
Dessa forma, os gestores têm uma ferramenta que pode embasar o processo de tomada de decisão com muito mais eficácia. Alguns dos principais benefícios incluem menos paradas nas estradas, o que economiza tempo, pois o sistema encontra rotas mais curtas e, consequentemente, reduz o custo de transporte.
2. Execução de planos de transporte
Os sistemas de gerenciamento de transporte facilitam para o gerenciamento estruturar melhores estratégias e planos de transporte. A plataforma aborda as principais funções como despacho, aceitação de taxa de transportadora e EDI, automatizando a maior parte de seu funcionamento, evitando intervenções humanas muito menores. Como a administração agora pode planejar melhor, torna-se muito mais fácil executá-los com sucesso.
3. Visibilidade
Uma plataforma TMS torna muito mais fácil para os remetentes rastrearem e manterem a visibilidade de todo o processo de entrega do seu pedido. Isso permite que os líderes de negócios tenham visibilidade do frete, incluindo todos os membros da equipe num mesmo loop.
O gerente de logística lida com uma visão mais clara do frete e da remessa do ponto A ou ponto B, além de acesso às informações sobre faturamento e desembaraço aduaneiro, por exemplo.
4. Medição
Cada Sistema TMS fornece vários relatórios sobre os KPIs (“Key Performance Indicator”, Indicadores-Chave de Desempenho) para a logística sobre diversos aspectos e situações que ocorrem no trânsito.
Isso torna conveniente para os transportadores e unidades de distribuição medirem e manterem um registro de todos os atributos principais.
Os relatórios finais são apresentados de forma fácil e visual, o que facilita sua visualização no painel de controle do TMS.
Além disso, um TMS é considerado uma das principais ferramentas que compõem o gerenciamento da cadeia de suprimentos, pois consegue criar uma ponte entre o planejamento e o controle dos recursos da empresa.
Nesse sentido, o Sistema TMS se torna muito importante para todos os tipos de logística, expedidores, fabricantes, empresas de e-commerce, varejistas e operadores logísticos terceirizados.
Benefícios dos sistemas de gerenciamento de transporte
Existem muitos benefícios do TMS e, frequentemente, eles vão muito além do custo do frete, tornando-se uma ferramenta importante para alavancar os negócios.
Talvez nenhum outro aplicativo de cadeia de suprimentos ofereça tantas maneiras de economizar dinheiro ou gerar valor. Mas a principal razão pela qual as empresas costumam implementar o sistema é para reduzir os gastos com frete.
Entretanto, existem outros benefícios que listaremos a seguir:
1. Gestores com mais controle
O Sistema TMS proporciona o monitoramento, a organização e o gerenciamento do processo de remessa. A plataforma pode ser aproveitada para lidar com vários tipos de remessas em um único painel, permitindo o controle centralizado. De fato, o software resolve e mitiga todo estresse desnecessário e dúvidas que podem ocorrer devido ao desconhecimento.
2. Processo simplificado
Com a tecnologia intervindo em um processo complexo, como o transporte, o TMS tem um papel importante na logística. Com efeito, o sistema simplifica a gestão e facilita o entendimento das demandas do mercado e, até mesmo, das formas como os clientes compram.
Os Sistemas de Gerenciamento de Transporte facilitam para os remetentes trazerem fluência em seus processos de negócios e gerenciar facilmente todas as etapas do transporte de cargas.
Além disso, proporciona novos insights sobre maneiras eficazes de tomar decisões ao entregar mais dados e rastreamento em tempo real.
3. Rastreamento eficiente
Os Sistemas de Gerenciamento de Transporte permitem rastrear o movimento do pedido por via aérea, marítima ou rodoviária. Assim, é possível ter respostas imediatas sobre qualquer situação de trânsito, atrasos inesperados e muito mais em um único local.
Essa pode ser considerada uma das maneiras fáceis de ter informações em tempo real sobre a remessa.
A melhor parte é reduzir o erro humano, pois o TMS tem menos intervenção humana e mais coleta de dados. Dessa forma, os gestores consideram muito mais conveniente tomar decisões melhores e eficazes.
4. Mais insights
Aqui está outra grande vantagem que os gestores desfrutam com um TMS. Isso se deve ao fato do sistema proporcionar um grande conjunto de dados em tempo real e percepções detalhadas sobre o processo completo das remessas, além de melhorias contínuas no gerenciamento de logística.
Esse recurso torna-se extremamente útil para uma empresa que lida com milhares ou milhares de pedidos em um único dia.
Uma plataforma TMS registra e salva todos os detalhes relacionados a um pedido específico e sua entrega bem-sucedida. O sistema oferece recursos de relatórios eficientes que trazem relatórios analíticos e insights importantes diretamente para o usuário.
Isso ajuda muito durante qualquer processo de tomada de decisão e permite que os líderes de negócios tomem decisões eficazes enquanto têm acesso rápido a um vasto conjunto de informações.
5. Satisfação do cliente
À medida que um remetente começa a tomar decisões melhores e mantém um registro dos dados em tempo real sobre a remessa, muitos atributos importantes se tornam visíveis.
O uso do TMS torna mais fácil para os embarcadores entenderem o que motiva os clientes ao fazerem pedidos e compreenderem quais as melhores formas de responder a todas as dúvidas durante o processo de transporte. Por isso, contribui para a satisfação do cliente e, portanto, sua retenção.
Desafios associados ao TMS
Inegavelmente, com a tecnologia surgem certos desafios que precisam ser resolvidos. Um Sistema TMS também tem suas limitações que devem ser mantidas em mente ao integrar a plataforma para cuidar de toda a rede de transporte. Os principais desafios que ainda são enfrentados por muitos gerentes e operadores responsáveis pela gestão de transporte incluem:
1. Manter orçamentos organizados
Para empresas que lidam com diversas empresas de transporte e logística, pode ser difícil encontrar as melhores cotações de diferentes transportadoras.
Na maioria das vezes, uma plataforma TMS traz opções variadas, mas, em sua versão básica, pode ter dificuldade para fazer uma comparação adequada, o que torna mais desafiador encontrar o frete certo para entregar diversas remessas, deixando de economizar tempo e esforço nessas ocasiões.
2. Seleção da melhor operadora
Com remessas variando com base em locais, clientes ou produtos, é impossível para uma plataforma TMS básica rastrear e organizar todas as transportadoras e fazer uma comparação entre elas.
Tal limitação restringe o remetente de encontrar o melhor do lote e lidar com o dilema de selecionar o mais adequado para uma determinada remessa. Isso exige um aumento na complexidade do software, ou seja, a contratação de uma versão mais avançada.
3. Rastreamento de várias remessas
Com vários tipos de remessa variando com base na hora, local e cliente, torna-se difícil manter o registro de rastreamento exato da carga.
A plataforma TMS, em sua versão básica, não permite ao usuário rastrear de forma eficiente todas as remessas para remessas internacionais e trânsitos para o exterior em um único painel. Isso o torna mais desajeitado e confuso para o usuário.
4. Custo de integração
Além dos desafios já mencionados, as empresas podem precisa lidar com várias remessas, o que torna o software mais pesado e, portanto, aumenta a necessidade de investir na integração.
Entretanto, um Sistema TMS básico pode não conseguir oferecer o melhor desempenho para vários tipos de remessas. Isso cria um desafio para as empresas que tenham um orçamento menor.
Apesar dos desafios, investir em um Sistema TMS é o mais indicado para gerenciar o transporte de cargas, pois tem diversos benefícios, como já mencionamos.
Os sistemas mais modernos vêm com muitos recursos de coleta e utilização dos dados para gerar relatórios eficientes e úteis na tomada de decisões eficazes em momentos críticos.
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Este artigo foi escrito por Thais de Paula e publicado originalmente em Prensa.li.