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Tenha mais produtividade com a gestão de tempo
Você sente que 24 horas já não são suficientes para realizar todas as tarefas em um dia?
Se você respondeu “sim” a esta pergunta, talvez este seja o momento certo para pensar sobre como gerencia o seu tempo.
É claro que muitos afazeres imprevistos ocorrem no decorrer do dia, mas isso não deve afetar sua produtividade.
Sua vida pessoal e profissional pode parecer atribulada no momento e alguns problemas começam a se repetir. Assim, você sente que já não está conseguindo concluir suas atividades diariamente.
Além disso, uma pesquisa constatou que as pessoas passam cerca de três horas sendo produtivas durante seu expediente.
No entanto, existem maneiras de aumentar esses números e garantir que você procrastine menos, bem como que obtenha mais trabalho feito.
No entanto, você deve saber que é possível se organizar melhor para ser mais produtivo e realizar tudo o que você planeja fazer.
Para dominar o seu tempo, é importante adotar algumas boas práticas no seu cotidiano. Confira as sugestões a seguir!
O que é gestão de tempo?
A gestão de tempo é o processo de planejamento e controle dos minutos e horas que você dedica a tarefas específicas, visando aumentar sua eficiência, eficácia e produtividade.
Além disso, essas habilidades ajudam você a se organizar melhor e assumir o controle da sua vida pessoal e profissional.
Esse processo envolve planejamento, agendamento e priorização das incumbências rotineiras, para realizar mais em menos tempo.
Com certeza, esta é uma das importantes habilidades de negócios que devem ser aprendidas e praticadas diariamente.
Por que a gestão do tempo é importante?
A gestão do tempo é importante para todos os aspectos da vida. Mas, quando se trata de sucesso no trabalho, desenvolver algumas capacidades faz toda a diferença para se destacar.
Existem vários benefícios que você pode colher se souber como usar melhor as suas horas no expediente:
Cumprir prazos com mais tranquilidade;
Menos estresse para completar suas tarefas;
Mais foco e menos procrastinação;
Melhores oportunidades de carreira;
Desempenho e eficiência aprimorados.
6 dicas de gestão de tempo e produtividade
Antes de mais nada, ser multitarefa não ajuda você a fazer mais durante o dia. Quantidade não é qualidade!
Se você quer sentir que no final do dia fez entregas realmente significativas, deve fazer alguns ajustes na sua rotina. Vamos dar uma olhada em algumas dicas de gestão de tempo que podem ajudar a completar suas incumbências mais importantes e a ter mais produtividade.
1 - Crie uma lista de prioridades e priorize tarefas
Nem todas as tarefas são igualmente importantes e você deve priorizá-las com base em sua ordem de importância.
Primeiro, crie listas diárias e preencha com as atividades que deverá fazer, inclusive, ao longo da sua semana. Coloque as mais importantes no topo da lista e tarefas menos importantes na parte inferior.
Dessa forma, você não perderá tempo pensando no que precisa fazer, momentos antes de começar seu dia de trabalho.
Certifique-se de fazer isso no dia anterior, para que você não tenha que se preocupar com elas pela manhã, quando você deve se preocupar com outras coisas.
Tenha em mente que colocar toda a sua energia em uma atividade específica pode beneficiar mais do que trabalhar em cinco diferentes durante o mesmo tempo. Isso é conhecido como o Princípio pareto. Se você direcionar 20% de seus esforços na direção certa, você terá 80% dos resultados desejados.
Se houver alguma tarefa urgente ou importante, delegue-as a outros ou elimine. Isso poupará muito tempo e dará mais ênfase às suas prioridades.
2 - Agendar tarefas
Uma vez que você tenha todas as suas listas de tarefas resolvidas, pode alocá-las em dias específicos da semana. É melhor que você reserve um período do dia para realizar cada item em sua lista diária de atividades.
Assim, marque tudo no seu calendário (como Google Calendar ou alguma ferramenta semelhante para este fim) e indique seus horários de início e término. Dessa forma, você controla o andamento do trabalho e consegue manter seu foco.
Além disso, também é importante organizar as tarefas por ordem de importância, alocando suas primeiras horas de trabalho para as mais importantes. Ou você pode alocar esta atividade para o seu período mais produtivo no dia.
Certifique-se de deixar algum tempo para pausas e imprevistos — você nunca sabe quando você terá que reorganizar prioridades porque algo mais apareceu. Para obter os melhores resultados, você pode agrupar tarefas semelhantes em seu calendário e trabalhar nelas uma após a outra.
3 - Identifique o seu horário mais produtivo e acompanhe seu tempo
Cada um tem um período mais produtivo durante o dia, o que é determinado por seus ritmos circadianos — relógios internos que ditam quando você melhor executa diferentes ações.
Ao respeitar seu relógio interno você se torna mais prolífero em seu trabalho, pois está executando-o durante o tempo em que está mais alerta, focado e energizado.
Antes de decidir quais são seus horários de pico de produtividade, considere seus hábitos atuais e seu sucesso em realizá-los.
Acompanhar as horas que você se dedica em cada ação ajuda a saber onde e como seu tempo está sendo gasto. Desse jeito, você consegue monitorar melhor em quantos minutos realizou a tarefas menos importantes, por exemplo.
Para isso, use aplicativos que estão disponíveis na Apple Store e na Play Store. Você também pode utilizar sites baseados na técnica Pomodoro, como o Tomato Timer e o Pomofocus para desenvolver a sua concentração e controlar melhor quanto gasta em cada atividade.
Para encontrar seu momento mais produtivo, você pode tirar proveito de alguma plataforma, como Toggl, e registrar as atividades realizadas ao longo do dia.
4 - Enderece as distrações
As distrações surgem de maneiras diversas, como as redes sociais, telefone, interrupções e ruídos de fundo.
A melhor maneira de manter o foco durante o horário de trabalho é deixar seu aparelho no silencioso ou guardado.
Ao trabalhar em um escritório, você usar fones de ouvido para abafar a maioria dos barulhos. Assim, você pode optar por ouvir uma música, podcast ou qualquer outro formato que ajude a abstrair.
Um estudo da Middle Tennessee State University mostrou que os instrumentos melhoram a concentração e o desempenho.
Você também pode usar os fones de ouvido como um indicador de que você está trabalhando, para que seus colegas se abstenham de interrompê-lo durante este tempo.
Uma vez que você minimizou todas as distrações, conseguirá se comprometer com o seu trabalho, sem o receio de algo quebrar sua concentração.
5 - Faça pausas
Pausas podem parecer contraproducentes para entregar mais em menos tempo, mas realmente ajudam a concentrar e evitar a sobrecarga.
Como mostra um estudo da Universidade de Illinois, breves pausas ajudam seu foco. Além disso, a pesquisa da Universidade Estadual da Flórida afirma que somos produtivos por apenas 90 minutos de cada vez, e depois devemos fazer uma pausa antes de continuar.
O tempo que você escolhe gastar em pausas pode ser flexível. Confira uma sugestão de pausas para incluir no seu expediente:
Primeira — 5 minutos para beber água, fazer uma xícara de chá ou beber café;
Segunda – 15 minutos para meditar e relaxar;
Terceira — 10 minutos para ir para dar uma volta no escritório ou em sua casa (se trabalhar em home office). Você pode também brincar um pouco com seus filhos ou com seu pet.
O importante é adaptar os intervalos dependendo das suas necessidades de descanso e contexto (trabalho presencial, remoto ou híbrido).
6 - Organize seu espaço de trabalho
Saber onde todos os seus arquivos, pastas e documentos importantes estão poupará muito tempo que você gastaria procurando por eles.
Certifique-se sempre de mantê-los ao alcance — seja em gavetas ou bem organizados em sua mesa. Classifique tudo por tipo e tópico, assim como tome as seguintes medidas:
Organize e classifique os arquivos relacionados em pastas;
No final da semana ou mês, exclua os arquivos e pastas que você não precisa mais;
Crie uma pasta “Arquivo” e armazene todos os documentos em que você não trabalhe mais ativamente, mas deseja manter.
Ao organizar seus documentos, você se sentirá mais no controle do que faz, e passará menos tempo se preparando para atividades.
Nova habilidade desbloqueada!
Conforme você controlar melhor o seu tempo, desenvolverá melhor sua produtividade e isso significa que não ficará mais correndo para cumprir o maior número de tarefas possíveis em um só dia.
Ao invés disso, repensará cada atividade com mais concentração no que é importante. Tente juntar todas essas dicas e começar a colocá-las em prática diariamente e verá como sua energia estará muito mais alta no dia seguinte.
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Este artigo foi escrito por Thais de Paula e publicado originalmente em Prensa.li.